L’appart Quatremain, c’est une team de quatre personnes qui s’active pour organiser ateliers et vie du groupe. Plus largement, c’est une petite dizaine d’entrepreneuses qui cohabitent au quotidien. Inutile de vous dire que cela demande un peu d’organisation pour échanger !

Depuis un an, nous travaillons à optimiser cette organisation afin de gagner du temps et d’éviter les questions qui reviennent (« où as-tu rangé ça ? », « où en es-tu du projet XXX ? »…). Cela fonctionne de mieux en mieux mais demande de la rigueur et de la régularité.

Afin de faire le point pour nous et de vous aider à trouver les outils qui vous correspondent, voici une présentation des outils d’organisation qui nous accompagnent au quotidien.

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Outils pour s’organiser en interne

Zoho comme CRM

L’ensemble de nos contacts clients sont enregistrés sur l’application web Zoho. Il nous permet de répertorier les coordonnées de nos prospects et de nos clients ainsi que des informations statistiques (date de rencontre,…). Nous sommes en train de voir comment l’utiliser pour aller plus loin et l’utiliser pour la gestion de projet.

Google Drive pour stocker

Lorsque l’on est plusieurs à travailler et qu’il y a de nombreux documents – textes, photos, vidéos, tableaux… – mieux vaut opter pour un outil de centralisation. C’est ce que nous avons choisi avec Google Drive. Le plus : l’ensemble de nos documents sont en ligne et nous pouvons donc y accéder où que nous nous trouvions.

Trello comme couteau suisse

Trello est une application qui permet de créer des tableaux et des tâches. L’avantage est qu’elle permet d’avoir des tableaux partagés avec d’autres membres et d’échanger des données. Nous l’utilisons pour suivre les tâches de chacune et pour gérer les tâches administratives collectives.

What’s App pour échanger

L’équipe ne travaillant pas toute au bureau, nous utilisons un groupe commun sur What’s App pour se poser les différentes questions. C’est une application mobile qui permet de s’envoyer à plusieurs des SMS / MMS par internet (et donc de l’étranger). C’est aussi l’occasion de s’envoyer des mots d’encouragement ou des coucous.

La papeterie pour s’organiser au quotidien

Pour gérer nos journées, chacune a ses outils et ses habitudes. Nous préférons utiliser le support papier pour prendre des notes au quotidien. Alice a opté pour le sous-main où elle peut écrire pendant ses rendez-vous téléphoniques. Je préfère utiliser un agenda papier pour organiser ma semaine et une liste to-do pour mes tâches quotidiennes liées au bureau et à la maison. C’est pourquoi nous avons mis ces deux produits de papeterie à l’honneur sur notre e-shop.

liste to do

Liste To Do A5 – La tête dans les étoiles

Outils pour s’organiser avec la tribu

Google Agenda

Pour permettre à l’ensemble des membres de la tribu de connaître le programme de l’appart et des autres membres, nous avons mis en place un Google Agenda. Tout le monde peut le voir et le modifier en fonction de ses besoins (salle de formation, salle de réunion, studio photo…).

Groupe Facebook

Pour augmenter les échanges entre nous et partager les bons plans de chacune, un groupe a été créé sur Facebook. Seuls les membres de la tribu y participent. C’est aussi là que nous fixons les dates de nos apéros et rencontres régulières.

Sous-main La vie en rose du Studio Quatremain

Sous-main A3 – La vie en rose

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Voilà nos différents outils pour s’organiser. Nous en utilisons d’autres pour la gestion admin / comptable de l’Appart. N’hésitez pas à nous dire si ça vous intéresse de les découvrir 😉

Quels outils papier / Web utilisez-vous pour organiser votre entreprise ?

À très vite,

Marièke

Crédits image : Begin, par Danielle MacInnes (Unsplash, CC0)

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